Anteprima della puntata:
“Se hai una community non hai problemi a portarla da online al vivo”
È proprio così facile?
Da cosa bisogna partire?
Come si passa da un progetto di un evento alla realtà?
Puntata 04 Terza stagione
Ha parlato in questa puntata:
I 10 concetti emersi della puntata
- Sfide nel portare persone a un evento: Uno degli aspetti più complessi è garantire la partecipazione di un pubblico sufficientemente ampio, soprattutto quando l’evento parte dall’online.
- Differenze tra online e offline: La transizione tra eventi online e in presenza richiede strategie diverse per mantenere lo stesso livello di engagement e partecipazione.
- Community come base di partenza: Gli eventi di successo spesso nascono da una community consolidata online, che fornisce un pubblico potenzialmente già coinvolto.
- Importanza della promozione: Promuovere un evento al momento giusto è cruciale; partire troppo presto o troppo tardi può influenzare negativamente la partecipazione.
- Accoglienza degli ospiti: L’accoglienza durante un evento, soprattutto in presenza, è uno dei momenti chiave per creare un ambiente inclusivo e di successo.
- Valore della pianificazione anticipata: Un evento ben riuscito parte da una pianificazione a lungo termine, che prende in considerazione tutti i dettagli, inclusi gli imprevisti.
- Gestione degli imprevisti: Prevedere potenziali problemi come scioperi o cambiamenti climatici è parte integrante dell’organizzazione di un evento e può fare la differenza nel suo successo.
- Coinvolgimento emotivo: Gli eventi devono puntare a creare un coinvolgimento emotivo tra i partecipanti, offrendo esperienze che vadano oltre il semplice scopo commerciale.
- Budget e sostenibilità economica: Un evento ben organizzato deve essere sostenibile dal punto di vista economico, trovando il giusto equilibrio tra spese e benefici.
- Titolo e comunicazione chiara: La scelta di un titolo efficace per l’evento è fondamentale per attirare il pubblico giusto e comunicare chiaramente i contenuti e gli obiettivi.
LA MAPPA MENTALE DI QUESTA LIVE AUDIO
Entra nella community:
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“La sfida più grande nell’organizzazione di un evento è portare le persone. L’incertezza sulla partecipazione è sempre il momento più critico.”
– Alessandro Gini
“Un evento ben riuscito parte dalla costruzione di una community solida, perché sono le persone già coinvolte che rendono l’evento un successo.”
– Giovanni Mattiazzo
“Non è solo questione di chi viene, ma di come accogli le persone. L’atmosfera che crei con l’accoglienza può determinare il successo o il fallimento dell’evento.”
– Letizia
“Un buon evento inizia il giorno dopo la fine di quello precedente. La pianificazione è un processo continuo.”
– Alessandro Gini
“Non sottovalutare l’importanza di avere un titolo chiaro e potente per l’evento. Le parole giuste sono essenziali per attirare l’attenzione e far capire il valore di ciò che offri.”
– Francesco
“Gli imprevisti sono inevitabili, ma la vera capacità sta nel saperli gestire con flessibilità e senza perdere di vista l’obiettivo finale.”
– Giovanni Mattiazzo
“Il passaggio dall’online all’offline è delicato, perché le persone si aspettano di ritrovare dal vivo la stessa connessione e qualità che hanno sperimentato online.”
– Letizia
“Organizzare eventi oggi significa anche affrontare sfide pratiche come allergie e intolleranze durante i momenti conviviali, che sembrano dettagli, ma possono fare la differenza.”
– Raffaele
GLI SPUNTI NATI DA QUESTA LIVE
1. Portare le persone è la sfida più grande
L’incognita principale nell’organizzazione di un evento, soprattutto partendo dall’online, è la partecipazione. Non è mai certo quante persone realmente arriveranno, indipendentemente dal tipo di evento, che sia gratuito o a pagamento.
- Esempio pratico: Quando organizzi un evento, non dare per scontato che tutte le persone interessate online parteciperanno di persona. Prepara campagne di promemoria e coinvolgimento costante fino al giorno dell’evento.
2. Crea una community solida
Gli eventi più riusciti spesso nascono da una community già esistente online. Se hai già un gruppo attivo e coinvolto, avrai maggiori possibilità di successo quando organizzi eventi dal vivo.
- Esempio pratico: Prima di organizzare un evento offline, investi nella costruzione di una community online, creando contenuti regolari e stimolando il dialogo tra i membri.
3. Trova il giusto equilibrio tra online e offline
Passare dall’organizzazione online a quella offline richiede una cura particolare per garantire che le persone ritrovino in presenza la stessa energia e qualità che hanno sperimentato online.
- Esempio pratico: Usa elementi interattivi durante l’evento dal vivo, come sessioni di Q&A o attività di gruppo, per riprodurre l’engagement ottenuto online.
4. Promuovi l'evento con tempismo
Il momento giusto per lanciare la promozione di un evento è cruciale. Iniziare troppo presto può far perdere interesse, mentre iniziare troppo tardi potrebbe non dare abbastanza tempo alle persone per partecipare.
- Esempio pratico: Pianifica una campagna promozionale che parta circa 6-8 settimane prima dell’evento, con incrementi di intensità man mano che la data si avvicina.
5. Accoglienza calorosa e personalizzata
L’accoglienza è un momento cruciale in un evento dal vivo. Crea un’esperienza memorabile fin dall’inizio, facendo sentire i partecipanti a proprio agio e benvenuti.
- Esempio pratico: Predisponi uno staff dedicato all’accoglienza che si occupi di ricevere le persone con calore e disponibilità, risolvendo eventuali dubbi immediati.
6. Pianifica per tempo e in modo dettagliato
Un evento di successo richiede una pianificazione a lungo termine. Più a lungo lavori sul progetto, più avrai tempo per prepararti e risolvere eventuali problemi.
- Esempio pratico: Stabilisci una timeline con date di scadenza specifiche per ogni fase dell’organizzazione, e riserva tempo per imprevisti.
7. Prevedi gli imprevisti
Nessun evento è immune agli imprevisti. Organizzatori esperti sanno che qualcosa può sempre andare storto, e pianificano di conseguenza.
- Esempio pratico: Crea un “piano B” per ogni aspetto critico dell’evento, come fornitori mancanti, assenze improvvise o problemi tecnici.
8. Cura l’atmosfera e l’esperienza
Un evento di successo è più di una serie di interventi o presentazioni: è un’esperienza. Focalizzati non solo sui contenuti, ma anche sull’atmosfera e sulle sensazioni che i partecipanti vivranno.
- Esempio pratico: Aggiungi elementi visivi e sonori piacevoli, come musica di sottofondo, un’illuminazione adatta e un ambiente accogliente.
9. Ottimizza la gestione del budget
L’organizzazione di un evento richiede un bilancio dettagliato per evitare sprechi e assicurare che i costi siano proporzionati ai benefici.
- Esempio pratico: Suddividi il budget per aree (catering, tecnologie, promozione) e monitora le spese in tempo reale per non eccedere.
10. Raccogli feedback e analizza il risultato
Dopo l’evento, è essenziale capire cosa ha funzionato e cosa no. Questo ti permetterà di migliorare per gli eventi futuri.
- Esempio pratico: Manda un sondaggio di feedback subito dopo l’evento e organizza una riunione di debriefing con il team per valutare tutti gli aspetti dell’organizzazione.
